L’automazione dei processi sta diventando un elemento imprescindibile per le aziende che vogliono migliorare l’efficienza, ridurre i costi e aumentare la precisione operativa. Sebbene i benefici siano enormi, affrontare l’automazione senza una chiara strategia può essere un’ostacolo per il successo del progetto. Per aiutarti a evitare gli errori più comuni, ecco una breve guida su cosa fare, e cosa evitare, quando si inizia un progetto di automazione di processi in una organizzazione.
4 cose da fare quando si inizia con l’automazione dei processi
1. Obiettivi chiaramente definiti
Uno dei passaggi più importanti nell’automazione dei processi è definire obiettivi chiari. Chiediti quali problemi vuoi risolvere. Vuoi ridurre le attività manuali ripetitive, minimizzare gli errori o velocizzare le operazioni? Avere uno scopo ben definito ti consente di identificare quali processi devono essere automatizzati e di impostare KPI per misurare l’efficienza del nuovo progetto.
Senza obiettivi chiari, è facile perdersi nelle infinite possibilità dell’automazione e sprecare tempo e risorse su processi che non apportano un valore reale. Allinea sempre i tuoi obiettivi di automazione con la tua strategia aziendale globale per ottenere i migliori risultati.
2. Concentrati su un’implementazione incrementale
Automatizzare molti processi contemporaneamente normalmente è controproducente. Parti in piccolo, concentrandoti su processi ad alto impatto che sono relativamente semplici da automatizzare. Testa queste implementazioni, raccogli feedback e perfeziona i tuoi sistemi prima di espanderti in aree più complesse.
Adottando un approccio incrementale, minimizzi i rischi, eviti di sovraccaricare il tuo team e crei una base solida per il successo a lungo termine. Un rollout affrettato e su larga scala può generare caos e opportunità mancate per l’ottimizzazione.
3. Scegli i processi giusti da automatizzare per primi
Non tutti i processi sono uguali quando si tratta di automazione, quindi selezionare quelli giusti è fondamentale. Concentrati su attività ripetitive, dispendiose in termini di tempo e soggette a errori umani: queste offrono i vantaggi più rapidi in termini di efficienza e ROI. Processi come l’elaborazione delle fatture, l’inserimento dati o risposte semplici a ticket di assistenza clienti di solito sono buoni punti di partenza, perché richiedono personalizzazioni minime e producono risultati misurabili rapidamente.
4. Non trascurare la formazione e il coinvolgimento dei dipendenti
Uno degli errori più grandi che le aziende commettono è trascurare le persone che utilizzeranno i processi automatizzati. I dipendenti potrebbero sentirsi minacciati dall’automazione o avere difficoltà ad adattarsi se non vengono adeguatamente formati. Coinvolgi il tuo team fin dall’inizio, discutendo su come l’automazione li aiuterà, e organizza sessioni di formazione per assicurarti che sappiano utilizzare efficacemente i nuovi strumenti fin dall’inizio.
Saltare questo passaggio può portare a resistenze, scarsa adozione e persino errori se i dipendenti non usano correttamente i sistemi. Un’automazione di successo prende in considerazione sia le persone che la tecnologia.
4 cose da non fare quando si inizia con l’automazione dei processi
1. Non fare una mappa dei processi
Non fare una mappa dei flussi di lavoro prima dell’automazione può portare a problemi significativi. Automatizzare un processo difettoso o inefficiente accelera solo i problemi esistenti, come colli di bottiglia, ridondanze o errori. Invece di ottenere l’efficienza e la precisione desiderate, rischi di amplificare le inefficienze.
Dedicare tempo alla mappatura dei flussi di lavoro ti consente di identificare i punti critici e le aree di miglioramento prima di integrare gli strumenti di automazione.
2. Non scegliere gli strumenti senza una ricerca approfondita
Con così tante soluzioni di automazione disponibili, adottare un tool senza una ricerca adeguata può causare problemi. Scegliere la piattaforma sbagliata potrebbe portare a problemi di integrazione o di funzionalità o scarsa adozione da parte degli utenti. È importante considerare fattori come la scalabilità, la compatibilità con i tuoi sistemi esistenti e la facilità d’uso.
Ad esempio, in Hermes Wings offriamo diverse tipologie di automazioni, personalizzate per adattarsi perfettamente ai tuoi sistemi e alle esigenze specifiche della tua impresa.
3. Non trascurare il coinvolgimento degli stakeholder
L’automazione dei processi impatta diverse aree dell’organizzazione, quindi non coinvolgere gli stakeholder chiave può portare a frizioni e priorità non allineate. Stakeholder di IT, finanza, operazioni e altri dipartimenti possono dare input di valore sui flussi di lavoro, i punti critici e i requisiti di sistema. Ignorare il loro input potrebbe portare a soluzioni che non soddisfano le esigenze reali o difficili da integrare nei processi esistenti.
Coinvolgere gli stakeholder fin dall’inizio garantisce l’allineamento, crea una visione condivisa e limita i rischi durante l’implementazione.
4. Non misurare i risultati e ottimizzare
Una volta che i processi automatizzati sono operativi, è facile pensare che il lavoro sia finito. In realtà importante lavorare sull’ottimizzazione in base ai primi dati e feedback degli utenti. È importante che durante l’implementazione di un’automazione si stabilisca un sistema di raccolta di dati e feedback. Questo ti aiuterà a confermare che il sistema funzioni come previsto e che si adatti alle esigenze che possono cambiare con il tempo.
Definisci una routine per monitorare i principali KPI e raccogliere il feedback degli utenti. In questo modo, puoi assicurarti che gli sforzi di automazione continuino a produrre valore nel tempo.
Conclusione
Evitando questi errori, puoi massimizzare l’impatto dell’automazione dei processi, garantendo che diventi un vantaggio competitivo per la tua azienda anziché una fonte di frustrazione. Concentrandoti su obiettivi chiari, flussi di lavoro ottimizzati e implementazione graduale, puoi sbloccare tutto il potenziale dell’automazione. È ioltre fondamente tener presente fin dall’inizio che l’automazione è un percorso evolutivo che richiede aggiornamenti regolari e un team pienamente coinvolto.
