Con la introducción cada día de nuevas aplicaciones de IA en el mercado, la automatización se está convirtiendo en un componente básico en muchos aspectos de la gestión empresarial. Sin embargo, la implementación de estas nuevas tecnologías siempre tiene un coste para las empresas.
Para justificar la inversión, es importante que la automatización tramite IA aporte beneficios claros. Aprende cómo maximizar el ROI de la automatización con la orquestación de procesos.
¿Qué es el ROI en la automatización?
ROI es la abreviatura de retorno de la inversión y se calcula comparando el costo de una inversión con la ganancia o pérdida que generó.
No se debe confundir con la diferencia entre ingresos totales y costos totales (ingresos – costos) porque eso es lo que llamamos beneficio neto. En cambio, el ROI se calcula como beneficio neto / coste de la inversión x 100. Como puedes ver, el ROI se expresa como porcentaje.
Pero ¿qué ingresos puede generar la automatización? ¿Cómo podemos calcular el ROI?
La automatización es a menudo un conjunto de procesos y tools diferentes y no solo un producto en concreto. Es decir, no se puede medir el ROI tan directamente como se haría con una inversión en un stock de zapatos de un nuevo proveedor.
El ROI en la automatización debe calcularse considerando múltiples parámetros que pueden ayudarte a comprender cómo la implementación de una nueva tecnología beneficia a tu negocio.
Estos parámetros son:
- Tiempo ahorrado: ¿Cuánto tiempo toma una tarea después de implementar la automatización en comparación con el tiempo que tomaba antes?
- Reducción de costos: Cuánto disminuyeron los costos operativos después de implementar la nueva tecnología.
- Mayor productividad: Número de tareas procesadas en una unidad de tiempo después de implementar la automatización.
- Satisfacción del cliente: ¿Cómo han cambiado los niveles de satisfacción del cliente desde que se implementó la nueva tecnología?
- Reducción de errores: el número de errores que ocurren durante el procesamiento de cada tarea.
- Optimización de recursos: Recursos (incluidos los humanos) que pueden dedicarse a otras actividades prioritarias una vez que se hayan automatizado algunos procesos.
Ahora que sabes cómo se calcula el ROI de las inversiones en automatización, pasamos a ver cómo maximizar el retorno de la inversión mejorando tu sistema de automatización y optimizando el ahorro de tiempo, la productividad y las otras métricas que hemos mencionado.
¿Qué es la orquestación en la automatización?
La orquestación es el proceso de gestionar y coordinar flujos de trabajo complejos y automatizados que involucran múltiples aplicaciones y sistemas. En otras palabras, cuando decimos “automatización de un proceso”, nos referimos a una sola tarea; cuando decimos “orquestación”, nos referimos a un sistema coordinado en el que múltiples tareas automatizadas operan de forma cohesiva.
Después de implementar múltiples procesos automatizados dentro de tu empresa, la orquestación es la clave para la eficiencia y el máximo retorno de la inversión.
Cómo implementar la orquestación
La implementación de la orquestación requiere un enfoque estructurado que consta de tres fases principales.
Fase 1: Planificación
Tu estrategia de orquestación debe comenzar con una definición de tus objetivos y cómo pretende alcanzarlos.
- Defines tus objetivos. Consideras tus objetivos comerciales e identificas cómo la automatización puede ayudarte a alcanzarlos.
- Consideras los recursos a tu disposición (presupuesto, personal, tiempo) y cómo la automatización y la orquestación pueden ayudarte a asignarlos de forma más efectiva.
- Estableces KPI: estableces indicadores clave de rendimiento para medir el éxito de tu estrategia de orquestación. Deben ser objetivos y mensurables. Por ejemplo, podría ser el tiempo ahorrado al procesar facturas cada semana.
- Desarrollas una hoja de ruta. El paso final en la fase de planificación es delinear una hoja de ruta. En esta etapa es necesario definir todos los pasos necesarios para lograr tus objetivos de automatización y orquestación.
Fase 2: Selección de herramienta
El software y las aplicaciones de orquestación son las herramientas que le permiten implementar su estrategia de automatización. Es importante que los elijas en función de las necesidades y el presupuesto de tu empresa, y lo más importante, de tus objetivos.
Al seleccionar tus herramientas de orquestación, considera los siguientes puntos:
- Compatibilidad: asegúrate de que tu herramienta de orquestación sea compatible con tu sistema de automatización existente.
- Flexibilidad: considera el alcance de personalización que permite la herramienta. Cuanto mayor sea este margen, mejor, porque las opciones de personalización te permiten adaptar tu estrategia de automación a tus necesidades específicas.
- Rentabilidad: considera el precio de la herramienta. Compáralo con las características que ofrece, tu presupuesto y tus necesidades.
- Atención al cliente: elije una herramienta de orquestación que ofrezca una excelente atención al cliente. Si surge algún problema, querrá asegurarte de que siempre hayas un experto disponible para ayudarte a resolverlo y que tu flujo de trabajo vuelva a funcionar lo más rápido posible.
Fase 3: Monitoreo y mejora continua
Una vez que hayas establecido tu estrategia de orquestación y hayas implementado el tool, tu trabajo no ha terminado. Una estrategia de orquestación eficaz requiere una supervisión y un ajuste constantes.
La optimización continua es importante porque:
- Te ayuda a mantener tu sistema de orquestación en su nivel de rendimiento óptimo.
- Te permite adaptar tu sistema a medida que se producen cambios internos o del sector.
- Es rentable porque te permite identificar oportunidades y estrategias de ahorro de costos a medida que avanza.
Cómo la orquestación maximiza el ROI en automatización
Las estrategias de orquestación ayudan a maximizar el ROI de la automatización porque:
- Mejoran la eficiencia. Los sistemas de automatización se vuelven más eficientes.
- Optimizan la asignación de recursos y ayudan a reducir cualquier tipo de desperdicio o exceso de personal.
- Te ayudan a eliminar procesos redundantes y en consecuencia ahorrar dinero.
- Reducen la necesidad de mano de obra. Esto significa que los empleados pueden dedicar su tiempo a otras actividades rentables y podrás escalar más rápido, sin necesidad de contratar nuevos empleados.
- Pueden adaptarse a los cambios del mercado y permitirle obtener nuevas oportunidades de negocio.
Conclusión
La orquestación de procesos es fundamental para aprovechar todo el potencial de la automatización tramite IA y maximizar el ROI. Al planificar, seleccionar las herramientas adecuadas y monitorear continuamente tus flujos de trabajo automatizados, puedes optimizar la eficiencia, reducir costos y aumentar la productividad. La orquestación no solo agiliza los procesos, sino que también garantiza que tu sistema de automatización se mantenga adaptable a los cambios.
En Hermes Wings podemos ayudarte durante todo el proceso, desde la definición de tus objetivos de automatización hasta la creación de la herramienta adecuada y sucesiva optimización. ¡Ponte en contacto con nuestro equipo hoy mismo!
