L’ottimizzazione dei processi è diventata una strategia importante per raggiungere gli obiettivi aziendali. Senza però uno strumento efficace per misurare il successo dell’ottimizzazione, è difficile capire se c’è ancora margine di miglioramento. È qui che entrano in gioco le metriche di performance.
In questo articolo, esploreremo le metriche di performance più importanti per l’ottimizzazione dei processi: cosa sono, perché sono importanti e come impostare le metriche di performance per le tue esigenze specifiche.
Cosa sono le metriche di performance?
Le metriche di performance sono indicatori chiave di performance (KPI) utilizzati per monitorare le prestazioni di un’attività, di un processo o di una strategia all’interno di un’azienda. Questi indicatori devono essere:
- Misurabili: la soddisfazione del cliente non può essere una metrica di performance perché… come si misura la soddisfazione? Invece, ad esempio, il numero di ‘Mi piace’ e commenti positivi sui tuoi post sui social media è una buona metrica perché puoi misurarli. E ciò che si può misurare può essere confrontato con altri dati.
- Obiettivo: le misure degli indicatori dovrebbero produrre gli stessi dati indipendentemente da chi le misura. Il livello di soddisfazione per il tuo nuovo prodotto è troppo soggettivo per essere un indicatore: due persone che lo misurano potrebbero avere impressioni diverse e fornire misure diverse.
- Ripetibile: una buona metrica delle prestazioni dove essere qualcosa che puoi misurare in modo coerente nel tempo. Le metriche che non possono essere monitorate regolarmente o che producono risultati incoerenti non sono affidabili per gli sforzi di ottimizzazione a lungo termine.
L’importanza delle metriche nell’ottimizzazione dei processi
Nel settore aziendale, i processi sono flussi di lavoro pianificati e ripetibili che soddisfano un obiettivo aziendale. Questi processi potrebbero includere una singola attività o più attività che operano in modo coeso.
L’ottimizzazione dei processi aziendali ha molti vantaggi:
- Aumenta la produttività perché aumenta il numero di attività elaborate in un’unità di tempo.
- Ottimizza le risorse perché un processo efficiente utilizza rigorosamente le risorse (risorse umane, hardware, potenza di calcolo…) di cui ha bisogno.
- Riduce i costi perché i processi semplificati riducono al minimo gli sprechi e le inefficienze.
Le metriche di processo forniscono informazioni su come i processi si comportano in ciascuna delle loro fasi. Affidandoti a loro, puoi prendere decisioni accurate su come migliorare i tuoi processi e ottenere il massimo da essi. Ma quali sono le metriche di performance più importanti per l’ottimizzazione dei processi?
Le metriche di performance più importanti per l’ottimizzazione dei processi
Esistono quattro principali categorie di metriche di performance da monitorare per l’ottimizzazione dei processi. Le vediamo a continuazione:
- Metriche finanziarie, che misurano costi e ricavi.
- Metriche di efficienza operativa, che misurano le prestazioni dei processi.
- Metriche di qualità, che misurano la qualità dell’output.
- Metriche correlate al tempo, che misurano la velocità sotto forma di numero di elementi (ad esempio, fatture elaborate) per unità di tempo.
Metriche finanziarie
Le metriche finanziarie più importanti nell’ottimizzazione dei processi sono:
- Costo per unità: misura quanto costa produrre una singola unità di output. Monitorando questa metrica, le aziende possono identificare le aree in cui potrebbero spendere troppo o utilizzare troppe risorse.
- ROI: misura il ritorno finanziario generato da un singolo processo. Un basso ROI indica che il processo necessita di ulteriore ottimizzazione. Qui puoi leggere un articolo su come misurare il ROI di un progetto di automazione.
- TCO: misura il costo complessivo di un processo aziendale. Aiuta le aziende a comprendere l’impatto finanziario totale di un processo e non solo le spese iniziali.
Metriche di efficienza operativa
- Tempo di ciclo: misura il tempo totale impiegato da un processo per essere completato. Ridurre il tempo di ciclo migliora e ottimizza il processo.
- Throughput: misura la quantità di output che un processo produce in un periodo specifico. Un throughput basso indica che il processo necessita di ulteriore ottimizzazione.
- Tasso di utilizzo: misura quanto ogni risorsa viene utilizzata all’interno di un processo. Questa è una metrica molto importante per ottimizzare le risorse. Quando una risorsa ha un basso tasso di utilizzo, suggerisce che la risorsa è sottoutilizzata, il che può portare a inefficienza o spreco.
Metriche di qualità
Come abbiamo detto, le metriche di qualità misurano la qualità dell’output. Anche in questo caso, la qualità deve essere misurata con metriche oggettive e ripetibili. Le metriche di qualità più comuni sono:
- Tasso di difetto: misura quanti output non soddisfano gli standard di qualità stabiliti. È un modo oggettivo di misurare la qualità dell’output generato da un processo. Se questo tasso è basso, significa che il processo necessita di miglioramenti.
- FPY: First Pass Yield. Può essere considerato l’opposto di tasso di difetto. Misura il numero di output di processo che soddisfano lo standard di qualità.
- NPS: Net Promoter Score, che misura quantitativamente la soddisfazione del cliente. Lo fa chiedendo ai clienti di esprimere quanto probabilmente consiglierebbero un prodotto/servizio a qualcun altro con un numero da 1 a 5.
Metriche correlate al tempo
- Lead Time: misura quanto tempo impiega un singolo processo per essere completato. Ridurre il lead time è un modo per ottimizzare il processo.
- On-time Delivery Rate: misura il numero di output consegnati nel lasso di tempo pianificato. Quando il tasso di consegna puntuale è basso, il processo deve essere modificato: ad esempio, potresti allocare più risorse per quel processo.
Come impostare le metriche delle prestazioni per le tue esigenze specifiche
La scelta corretta delle metriche di performance è fondamentale per il successo nell’ottimizzazione dei processi. Come dovresti sceglierle? Segui i passi qui sotto.
- Comprendi i tuoi obiettivi: tieni a mente gli obiettivi del tuo processo per selezionare le metriche che possono fornire informazioni rilevanti.
- Evita di monitorare troppo: evita di seguire troppi indicatori. Seleziona le metriche più importanti e dai priorità alle metriche che hanno un impatto diretto sul business.
- Garantisci la disponibilità dei dati: assicurati di selezionare le metriche in base ai dati a cui hai accesso.
- Adatta nel tempo: puoi adattare le metriche selezionate nel tempo. L’ottimizzazione dei processi è un processo continuo e la selezione delle metriche fa parte degli elementi che devono essere periodicamente rivisti e adattati.
Conclusione
L’ottimizzazione dei processi è fondamentale per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare le prestazioni aziendali. Per sfruttare appieno il suo potenziale, le aziende devono monitorare le metriche più importanti per il business che forniscono informazioni oggettive, misurabili e ripetibili.
Se hai dubbi su quali KPI monitorare per ottimizzare tuoi processi o su come iniziare con l’automazione, contatta il nostro team!
