Gestionar facturas manualmente es una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo. Y todos sabemos que estas tareas simples y repetitivas son las más propensas a errores.
El procesamiento de facturas mediante IA puede resolver todos estos desafíos de una sola vez, administrando facturas, reduciendo errores humanos y liberando tiempo valioso para que tu equipo se pueda centrar en otras tareas de alta prioridad.
En este artículo, exploraremos qué es el procesamiento de facturas con inteligencia artificial, cómo funciona y qué beneficios puede aportar a tu negocio.
¿Qué es el procesamiento de facturas mediante IA?
El procesamiento de facturas con IA crea un sistema de cuentas a pagar automatizado y sin papel que es más preciso, seguro y menos costoso que un contador humano. Pero ¿cómo funciona la IA aplicada al procesamiento de facturas?
Podemos resumir el proceso de facturación automatizada con IA de la siguiente manera.
1. Adquisición de datos de facturas
Como primer paso, las herramientas de facturación de IA leen las facturas para capturar datos. ¿Cómo lo hacen? Utiliza tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que convierte el texto en un formato de texto legible por máquina. Luego, examina los encabezados y las filas para capturar datos relevantes como el nombre del proveedor, la fecha, el número de pedidos, el nombre y la cantidad de artículos comprados, etc.
2. Tratamiento de datos
Una vez que la herramienta tiene los datos a su disposición, puede categorizarlos según tus necesidades. Por ejemplo, puede:
- Separar las facturas de los proveedores de las facturas de los clientes
- Hacer coincidir las facturas con el correspondiente pedido
- Identificar discrepancias y reportarlas
- Realizar pagos automáticos
3. Integración con tu sistema ERP
Las herramientas de procesamiento de facturas con IA pueden integrarse con tu sistema ERP para aprovechar funciones y beneficios adicionales.
Por ejemplo, puede automatizar los flujos de trabajo de facturas a pagar, proporcionar información sobre el análisis de gastos comerciales y convertirse en una herramienta importante para la toma de decisiones y la reducción de costos.
Como puedes ver, la IA para la automatización de la facturación puede considerarse como una especie de contador virtual que no solo puede poner en orden tus facturas, sino también ofrecerte información útil para ayudarte a administrar tu negocio de la manera más eficiente y rentable.
Los beneficios de los procesos de facturación con IA
1. Ahorra tiempo
El primer beneficio es simple: confiar en la IA para procesar facturas reduce el tiempo dedicado a procesarlas.
Mientras que un contable humano dedicaría unos 3 minutos para procesar cada factura, una herramienta de IA tardaría 3 segundos. El tiempo se reduciría aún más si la factura se recibe digitalmente.
2. Precisión
Todos hemos experimentado lo fácil que es cometer errores cuando nos ocupamos de tareas simples y repetitivas. La gestión de facturas es una de ellas. Es por esto que la automatización en este campo es particularmente beneficiosa.
Con el aprendizaje automático, la IA también puede corregirse a sí misma y mejorar su rendimiento con el tiempo. Cuanto más facturas procese, más precisa será.
3. Reducción de costes
Con el procesamiento de facturas con IA, los costos laborales y operativos generales relacionados con la gestión y contabilidad de facturas disminuyen significativamente. Esto se debe a que:
- El procesamiento de facturas con inteligencia artificial reemplaza a un contable profesional y no necesitaras contratar uno.
- Reduce errores y acorta el tiempo que debes dedicar a la facturación.
- No es necesario configurar reglas ni plantillas, por lo que los costos de implementación son bajos.
4. Mayor productividad
Cuando la gestión de facturas se puede realizar mejor y más rápido, tu equipo tendrá más tiempo para concentrarse en tareas más prioritaria y de valor añadido.
IA para la automatización de la facturación: casos de uso
El procesamiento de facturas mediante IA tiene muchas aplicaciones. Éstos son los casos de uso más comunes.
- Adquisición de datos de facturas analógicas. Los formatos y diseños de facturas pueden variar mucho para cada proveedor. El software de gestión de facturas tradicional siempre tiene dificultades con la adquisición de datos por este motivo. El procesamiento de facturas con inteligencia artificial, impulsado por el aprendizaje automático y la tecnología OCR, es muy eficiente a la hora de capturar datos de múltiples fuentes.
- Identificación de facturas. La inteligencia artificial para el procesamiento de facturas se aplica a menudo para separar las facturas de los proveedores de las facturas de los clientes.
- Detección de discrepancias. La IA puede identificar y notificar cuando hay una discrepancia entre un pedido y su factura.
- Automatizar el pago. Cuando se integra correctamente con los métodos de pago, el procesamiento de facturas con inteligencia artificial puede realizar automáticamente los pagos necesarios en función de las facturas relevantes.
- Evitas los pagos dobles. Cuando la IA gestiona automáticamente los pagos, las posibilidades de pagar dos veces la misma factura son cercanas a cero.
- Análisis de gastos/ingresos. Los procesos de facturación con IA se pueden utilizar para analizar los gastos e ingresos del negocio. Con la integración de los modelos de lenguaje ChatGPT, también puedes hacerle preguntas a la IA y obtener consejos sobre, por ejemplo, cómo ahorrar un 10% en los próximos 6 meses.
Todos estos casos de uso pueden considerarse características de una misma herramienta. Es decir, podrás utilizarlos todos dentro de tu empresa y automatizar muchas actividades relacionadas con la facturación. Contacta con nuestro equipo para una solución personalizada.
Conclusión
La IA está transformando la forma en que las empresas gestionan facturas y pagos, proporcionando una solución más eficiente, precisa y rentable. Al automatizar tareas tediosas como la captura de datos, la detección de discrepancias y el procesamiento de pagos, la IA libera tiempo de los empleados para que se concentren en trabajos de mayor valor. Además, el procesamiento de facturas con IA puede mejorar la toma de decisiones a través del análisis de gastos.
