La optimización de procesos se ha convertido en una estrategia clave para alcanzar los objetivos empresariales. Sin embargo, sin una herramienta eficaz para medir el éxito de la optimización, es difícil comprender si todavía hay margen de mejora. Aquí es donde entran en juego las métricas de rendimiento.
En este artículo, exploraremos las métricas de rendimiento más importantes para la optimización de procesos: qué son, por qué son importantes y cómo configurar métricas de rendimiento para los objetivos de tu empresa.
¿Qué son las métricas de rendimiento?
Las métricas de rendimiento son indicadores clave de desempeño (KPI) que se utilizan para monitorear como está funcionando una especifica actividad, proceso o estrategia dentro de una empresa. Estos indicadores deben ser:
Medibles: La satisfacciones del cliente por ejemplo no puede ser una métrica de desempeño porque… ¿cómo se mide la satisfacción del cliente? En cambio, por ejemplo, la cantidad de “Like” y comentarios positivos en tus publicaciones en las redes sociales es una buena métrica de rendimiento porque puedes medirlos. Y lo que se puede medir se puede comparar con otros datos.
Objetivos: Los indicadores deben producir los mismos datos independientemente de quién los mida. El nivel de satisfacción de tu nuevo producto es demasiado subjetivo para ser un indicador: dos personas que lo midan podrían tener impresiones diferentes y proporcionar medidas diferentes.
Repetible: una buena métrica de rendimiento debe ser algo que pueda medirse consistentemente a lo largo del tiempo. Las métricas que no se pueden monitorear regularmente o que producen resultados inconsistentes no son confiables para los esfuerzos de optimización a largo plazo.
La importancia de las métricas de procesos en la optimización de procesos
En los negocios, los procesos son flujos de trabajo planificados y repetibles que logran un objetivo. Estos procesos podrían incluir una sola actividad o múltiples actividades que operan cohesivamente.
La optimización de procesos de negocio trae consigo muchos beneficios:
- Aumenta la productividad porque aumenta el número de tareas procesadas en una unidad de tiempo.
- Optimiza los recursos porque un proceso eficiente utiliza rigurosamente los recursos (recursos humanos, hardware, potencia de cálculo…) que necesita.
- Reduce costos porque los procesos optimizados minimizan las ineficiencias.
Las métricas proporcionan información sobre cómo funcionan los procesos en cada una de sus etapas. Confiando en ellas podrás tomar decisiones acertadas sobre cómo mejorar tus procesos y sacarles el máximo partido. Pero ¿cuáles son las métricas de rendimiento más importantes para la optimización de procesos?
Las métricas de rendimiento más importantes para la optimización de procesos
Hay cuatro categorías principales de métricas de rendimiento a monitorear para la optimización de procesos. Estas categorías son:
- Métricas financieras, que miden costos e ingresos.
- Métricas de eficiencia operativa, que miden el desempeño del proceso.
- Métricas de calidad, que miden la calidad del resultado.
- Métricas relacionadas con el tiempo, que miden la velocidad como la cantidad de artículos (por ejemplo, facturas procesadas) por unidad de tiempo.
Métricas financieras
Las métricas financieras más importantes en la optimización de procesos son:
- Costo por unidad: mide cuánto cuesta producir una sola unidad de producto. Al monitorear esta métrica, las empresas pueden identificar áreas en las que pueden estar gastando demasiado o utilizando demasiados recursos.
- ROI: mide el retorno financiero generado por un solo proceso. Un ROI bajo indica que el proceso necesita mayor optimización. Aquí puedes leer un artículo sobre como medir el ROI de un proyecto de optimización.
- TCO: mide el coste total de un proceso de negocio. Ayuda a las empresas a comprender el impacto financiero total de un proceso, no solo el gasto inicial.
Métricas de eficiencia operativa
- Tiempo de ciclo: mide el tiempo total que tarda un proceso en completarse. Reducir el tiempo de ciclo mejora y optimiza el proceso.
- Rendimiento: mide la cantidad de resultados que produce un proceso en un período específico. Un bajo rendimiento indica que el proceso necesita una mayor optimización.
- Tasa de utilización: mide cuánto se utiliza cada recurso dentro de un proceso. Esta es una métrica muy importante para optimizar recursos. Cuando un recurso tiene una tasa de utilización baja, sugiere que está subutilizado, lo que puede generar ineficiencia o desperdicio.
Métricas de calidad
Como dijimos, las métricas de calidad miden la calidad del resultado. Sin embargo, todavía es necesario medir la calidad con métricas objetivas y repetibles. Las métricas de calidad más comunes son:
- Tasa de defectos: mide cuántos productos no cumplen con los estándares de calidad establecidos. Es una forma objetiva de medir la calidad del resultado generado por un proceso. Si esta tasa es baja, significa que el proceso necesita mejoras.
- Rendimiento del primer paso. Puede considerarse lo opuesto a la tasa de defectos. Mide el número de salidas del proceso que cumplen con el estándar de calidad.
- Net Promoter Score, que mide cuantitativamente la satisfacción del cliente. Para ello, se le pide a los clientes que expresen la probabilidad de que recomienden un producto o servicio a otra persona utilizando un número del 1 al 5.
Métricas relacionadas con el tiempo
- Plazo de entrega: mide el tiempo que tarda en completarse un solo proceso. Reducir el tiempo de entrega es una forma de optimizar el proceso.
- Tasa de entrega a tiempo: mide la cantidad de productos entregados dentro del plazo planificado. Cuando la tasa de entrega a tiempo es baja, es necesario modificar el proceso. Por ejemplo, se podrían asignar más recursos a ese proceso.
Cómo configurar métricas de rendimiento para tus necesidades específicas
La elección adecuada de las métricas de rendimiento es clave para el éxito en la optimización de procesos. ¿Cómo deberías elegirlas?
- Comprende tus objetivos: ten en cuenta los objetivos de tu proceso para seleccionar métricas que puedan proporcionar información relevante.
- Evita seguir demasiados indicadores: prioriza las métricas que impactan directamente tu negocio.
- Disponibilidad de los datos: asegúrate de seleccionar métricas en función de los datos a los que tienes acceso.
- Ajustar con el tiempo: puedes ajustar las métricas seleccionadas con el tiempo. La optimización es un proceso continuo y la selección de métricas de desempeño es uno de los elementos que deben revisarse y ajustarse periódicamente.
Conclusión
La optimización de procesos es clave para mejorar la eficiencia, reducir costos y mejorar el rendimiento general del negocio. El primer paso para alcanzar todo su potencial, es monitorear las métricas de rendimiento adecuadas que sean objetivas, medibles y repetibles.
Si tienes alguna duda sobre qué KPIs seguir para medir la optimización de tus procesos o cómo empezar con la automatización, ¡ponte en contacto con nuestro equipo!
