La buena comida y el buen servicio son las claves del éxito de tu restaurante, pero ya sabes que estos dos elementos por sí solos no son suficientes. Además de ofrecer comidas sabrosas a tus clientes todas las noches, el éxito de tu negocio también se basa en optimizar recursos, evitar desperdicios y hacer que los números cuadren.
Cuando se trata de optimizar recursos, uno de los mayores gastos innecesarios en un restaurante suele ser el exceso de personal. Si tienes más empleados de los que realmente necesitas, estás perdiendo dinero.
Programar turnos de manera efectiva es una de las tareas más desafiantes para el gerente de un restaurante. Al intentar ofrecer a tus clientes el servicio de la mayor calidad posible, a menudo terminas teniendo demasiados trabajadores por horas.
¿Pero cómo puedes predecir el tráfico de clientes de la próxima semana? ¿Cómo calcular el número adecuado de empleados para la clientela esperada? ¿Cómo se puede garantizar el descanso semanal de cada trabajador? ¿Cómo planificar turnos en un restaurante?
En este artículo te mostraremos las mejores prácticas para la programación del personal. Spoiler: ¡La inteligencia artificial te puede dar una gran ayuda!
Establece primero los turnos de trabajo
Antes de poder establecer un horario para tus empleados, debes establecer un horario de trabajo general, según las exigencias del restaurante y conocer las condiciones de cada trabajador. Por ejemplo, un empleado puede que tenga que trabajar cada días solo de 5:00 p. m. a 11:00 p. m.
En esta etapa también es útil establecer cuántos días libres asignar a tus empleados cada semana.
Los turnos y el número de días libres serán el punto fijo de tu horario. Sólo hay que llenarlos con el número adecuado de empleados según la clientela esperada.
No olvides planificar la programación
Una de las mejores prácticas que puedes implementar si quieres agilizar el proceso es programar un horario para la programación.
Decide con qué frecuencia quieres programar los turnos de tus empleados y establece una fecha y hora con anticipación para que se lleve a cabo esta actividad. Esto garantizará que no lo hagas siempre corriendo al último minuto. Aunque como verás a continuación la mayor parte de la planificación se puede automatizar.
Estima la clientela esperada
La cantidad de empleados que necesitaras para cada turno depende casi por completo de la cantidad de clientes que esperas tener cada día. Aquí es donde las cosas se complican. ¿Cómo puedes predecir la cantidad de clientes para la próxima noche o la próxima semana? ¿Cómo puedes pronosticar el volumen para la próxima temporada para saber si necesitas contratar personal adicional?
Tienes dos herramientas principales:
- Tu experiencia. El volumen de ayer, del fin de semana pasado y del verano pasado puede ayudarte a calcular cuántos clientes esperar mañana, el próximo fin de semana y el próximo verano.
- Herramientas de IA. Las herramientas de gestión de restaurantes basadas en inteligencia artificial son las soluciones más efectivas para estimar el futuro volumen de clientes. Basan sus pronósticos en mucho más que datos pasados: la temporada, los eventos locales y los tipos de cambio (importantes en los destinos turísticos) son elementos que la herramienta de IA puede tener en cuenta para predecir cuántos clientes esperar en un día determinado.
Calcula las necesidades óptimas de personal
Una vez que sepas cuántos clientes esperar, deberás estimar cuántos trabajadores necesitas para satisfacer tus necesidades. La inteligencia artificial también puede ser útil en esta etapa.
Las herramientas de IA para la gestión de restaurantes no solo te dicen cuántos clientes puedes esperar en un día determinado, sino que también sugieren cuántos empleados se necesitan para cada función. Por ejemplo, cuatro personas en la cocina, cuatro en las mesas y una en la recepción.
Las herramientas de IA van aumentando su precisión con el tiempo porque pueden entrenarse y pueden aprender de experiencias pasadas. Por ejemplo, puedes proporcionar a la herramienta información sobre la escasez de personal en la cocina de la noche anterior. A partir de ese momento, el software tomará en cuenta esta información y sugerirá un trabajador adicional para esa cantidad esperada de clientes.
Crea una plantilla con el calendario semanal
Una vez que sepas cuántos trabajadores necesitas en cada turno, es hora de crear un cronograma escrito que puedes compartir con sus empleados. Para este paso te recomendamos contar con una plantilla preconfigurada que sólo deberás rellenar con los nombres de los trabajadores.
Las herramientas de IA también pueden encargarse de este proceso de forma automática. Después de configurar los turnos y la información de los empleados, la IA completará automáticamente el cronograma del personal, tomando en cuentas las restricciones establecidas y garantizando que cada trabajador tenga sus días libres durante la semana.
Adaptar con el tiempo
Una vez que tu cronograma de personal esté listo, debes tener en cuenta que puede estar sujeto a cambios. Puede ser frustrante: dedicaste tiempo para crearlo y dos días después ya estás lidiando con un par de trabajadores que piden tiempo libre porque tienen esta o aquella necesidad urgente. Aún así, no puedes evitarlo. Lo inesperado sucede y te tienes que adaptar.
Una vez más, el ajuste del horario se hace más fácil gracias a la inteligencia artificial. No sólo puede ajustar automáticamente la planificación a medida que surgen nuevos requisitos, sino que también hace que cada etapa del proceso de planificación de la fuerza laboral sea más flexible.
Compartir de manera eficiente
Por último, pero no por ello menos importante, debes asegurarte de que cada empleado reciba un cronograma de turnos y tenga fácil acceso a él durante la semana o el mes. Las herramientas digitales son la opción ideal en este caso. Con ellos, los empleados pueden acceder a los horarios de trabajo desde sus teléfonos inteligentes y estar al tanto de cualquier cambio que se realice.
Esta fase también se puede automatizar. Una vez que el cronograma de turnos está listo, la herramienta puede enviarlo automáticamente a los contactos proporcionados o notificarles cuando se realice un cambio.
Conclusión
Una planificación eficaz de los turnos es fundamental para el éxito de un restaurante, ya que equilibra la necesidad de un excelente servicio al cliente con la optimización de los recursos. Al implementar las mejores prácticas analizadas en este artículo, puedes ahorrar mucho tiempo en la gestión de personal y minimizar los costos. Como puedes ver, las herramientas de IA son de gran ayuda para automatizar numerosas tareas y hacer que el proceso sea más flexible, preciso y sin estrés.
