Las soluciones impulsadas por inteligencia artificial (IA) están transformando el procesamiento de documentos, de aquí la importancia de conocer las mejores practicas en la seguridad de datos. Automatizar flujos de trabajo con IA ofrece beneficios innegables: operaciones más rápidas, mayor precisión y reducción de costes. Pero cuando se manejan datos sensibles como registros financieros o información personal, es fundamental tener en cuenta la seguridad.
Debes asegurarte de que las herramientas que utilizas protejan tu negocio frente a brechas de datos y cumplan con las normativas. La seguridad no es solo un detalle técnico; es una responsabilidad. En este artículo vamos a entender los riesgos y cómo mitigarlos.
Principales riesgos en el procesamiento de documentos con IA
Las herramientas de IA suelen manejar datos sensibles como facturas, contratos y registros de clientes. Al procesar o almacenar estos datos, existen riesgos de exposición. El acceso no autorizado, el cifrado débil o las vulnerabilidades del sistema pueden llevar a brechas de datos.
Otro desafío es la integración con terceros. Muchos sistemas de IA trabajan junto con herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) u otros servicios en la nube. Cada conexión aumenta el riesgo de exponer datos si no se implementan las medidas adecuadas.
También debes ser consciente de la normativa que está en continuo desarrollo. Normativas como el GDPR, HIPAA y otras exigen controles estrictos sobre cómo se usan y almacenan los datos. No cumplirlas puede resultar en multas elevadas y dañar tu reputación.
La tecnología OCR y la seguridad de datos
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que se ha vuelto casi indispensable en el procesamiento de documentos con IA. Permite convertir imágenes escaneadas, PDFs o texto manuscrito en formatos digitales editables y buscables. El OCR mejora la eficiencia al automatizar la extracción de datos clave como números de factura, nombres de clientes y fechas directamente desde los documentos.
Sin embargo, el uso de OCR también conlleva considerar la seguridad de datos. Esta tecnología tiene que garantizar que los datos sensibles no se expongan durante el procesamiento. El cifrado robusto y los protocolos de transmisión segura son clave para evitar accesos no autorizados. Los sistemas avanzados de OCR suelen incluir herramientas de redacción y almacenamiento seguro para proteger los datos extraídos. Al elegir una solución basada en OCR, verifica que cumpla con los más altos estándares de seguridad de datos.
Mejores prácticas para proteger tus datos
El cifrado de datos es tu primera línea de defensa. Asegúrate de que todos los datos procesados por sistemas de IA estén cifrados durante su transferencia y almacenamiento. Los estándares de cifrado fuertes hacen que sea casi imposible para los hackers acceder a la información, incluso si es interceptada.
Los controles de acceso son otro elemento importante. Limita quién puede ver o editar información sensible dentro de tu organización. El acceso basado en roles asegura que los empleados solo vean los datos que necesitan para realizar sus tareas.
Rastrear quién accedió a qué, cuándo y por qué te ayuda a identificar y abordar cualquier actividad sospechosa. Elige una herramienta de procesamiento de documentos con IA que incluya capacidades detalladas de registro.
El papel del cumplimiento
Conocer y cumplir los marcos legales es innegociable. Normativas como el RGPD exigen que las organizaciones obtengan el consentimiento explícito de las personas antes de procesar sus datos personales. Las herramientas de IA deben estar diseñadas teniendo en cuenta estas leyes.
Busca proveedores que ofrezcan transparencia en sus prácticas de seguridad. Esto incluye detalles sobre dónde se almacenan los datos, cómo se procesan y quién tiene acceso a ellos. Un marco sólido de cumplimiento no solo protege legalmente a tu negocio, sino que también genera confianza con tus clientes.
Las auditorías regulares pueden garantizar que tu sistema siga cumpliendo con las normativas a lo largo del tiempo. Las políticas deben evolucionar a medida que cambian las leyes y los estándares de la industria. También es importante mantener a tu equipo formado en estas actualizaciones.
Por qué importa la seguridad del proveedor
Tu proveedor de IA juega un papel importante en tu seguridad de datos general. Evalúa sus certificaciones de seguridad, como ISO 27001, y pide un desglose claro de sus medidas de seguridad. Asegúrate de que ofrezcan cifrado, APIs seguras y pruebas regulares de vulnerabilidades.
Los proveedores de la nube que utiliza tu proveedor de IA también deben cumplir con los más altos estándares de seguridad. Verifica que los centros de datos sean seguros y cumplan con las normativas locales. Las asociaciones tecnológicas deben priorizar la confianza y la fiabilidad. Un proveedor seguro minimiza riesgos y asegura operaciones más fluidas para tu negocio.
Adoptar un enfoque proactivo
La seguridad en el procesamiento de documentos con IA no es algo que se aborde una vez y se olvide. Requiere atención continua. Revisiones periódicas de seguridad, actualizaciones de tus herramientas y formación para tus empleados son pasos a no olvidar.
Ser proactivo también significa mantenerse informado sobre las amenazas emergentes. La ciberseguridad evoluciona constantemente, y lo que funcionó ayer puede no ser suficiente mañana. Trabaja con empresas partner que prioricen la innovación en seguridad y puedan adaptarse a nuevos desafíos.
En Hermes Wings, nos tomamos la seguridad de datos muy en serio. ¿Quieres saber más y empezar con la automatización de procesos con IA? ¡Ponte en contacto con nosotros!
