Nell’attuale contesto aziendale, ottimizzare i processi non è più una scelta, ma una condizione essenziale per essere competitivi a lungo termine. Con la crescita di un’impresa, i compiti manuali possono facilmente trasformarsi in colli di bottiglia che rallentano il progresso, esauriscono risorse e compromettono i margini di profitto.
Implementare strategie di automazione diventa uno strumento essenziale per la crescita, soprattutto nelle aree in cui i compiti ripetitivi e laboriosi assorbono tempo e manodopera. Identificando e automatizzando strategicamente questi processi, le aziende possono migliorare significativamente l’efficienza, la precisione e la soddisfazione dei dipendenti.
Fattori chiave per decidere se un processo può essere automatizzato
Creare una strategia di automazione non è semplice e la prima domanda bisogna farsi è da dove iniziamo? Secondo Peter Follows, CEO e co-fondatore di Carpedia, sei fattori determinano se un processo è adatto all’automazione.
Un processo deve:
- Basarsi su dati accurati e affidabili.
- Non dipendere dal giudizio umano.
- Incontrare poca resistenza al cambiamento.
- Seguire regole chiare, anziché essere complesso o variabile.
- Non coinvolgere attività ad alto rischio, come la prescrizione di farmaci o la gestione di dati sensibili.
- Offrire vantaggi superiori ai costi associati all’automazione.
I processi più adatti all’automazione sono spesso quelli relativi a finanza, risorse umane e sicurezza. Scott Dylan, fondatore di NexaTech Ventures, evidenzia che l’identificazione delle attività ripetitive e che richiedono molto tempo è cruciale per ottenere successo nell’automazione. Queste attività possono incrementare notevolmente la velocità, la precisione e la coerenza dei dati, permettendo ai dipendenti di focalizzarsi maggiormente su decisioni strategiche e sull’innovazione.
6 esempi di processi ideali per l’automazione
1. Inserimento e gestione dei dati
L’inserimento dei dati è una delle attività che richiedono più tempo in qualsiasi azienda. I dipendenti spesso passano ore a inserire, verificare e organizzare manualmente i dati, aumentando il rischio di errori. L’automazione di questo processo non solo riduce l’errore umano, ma libera i dipendenti per concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Con i processi e la tecnologia corretti, è possibile ridurre gli errori quasi a zero e tagliare i tempi di elaborazione del 40% o più, a seconda del flusso di lavoro specifico.
2. Elaborazione delle fatture
La gestione manuale delle fatture è un’altra area in cui l’inefficienza tende facilmente a manifestarsi. L’automazione può gestire attività come l’invio delle fatture, la loro corrispondenza con gli ordini di acquisto e la garanzia di pagamenti tempestivi. Automatizzando il processo di fatturazione, le aziende possono accelerare il flusso di cassa, ridurre i ritardi di pagamento e migliorare le relazioni con i fornitori. In media i nostri clienti registrano un aumento del 60% dell’efficienza e un’enorme riduzione degli errori. Questo porta a pagamenti più rapidi e a un migliore controllo finanziario.
3. Nutrire i lead
I team di vendita e marketing sanno che il nurturing dei lead è essenziale per la conversione. Spesso però il monitoraggio manuale di ciascun prospect nell’imbuto di vendita è inefficiente. L’automazione può aiutare a gestire il lead scoring, le campagne di email e i follow-up con i potenziali clienti. In questo modo si garantisce che non si perda nessuna opportunità e che i responsabili di vendita si concentrino principalmente nella chiusura della vendita.
4. Servizio clienti e assistenza
Molte attività del servizio clienti, come rispondere alle domande più frequenti o risolvere problemi di base, possono essere automatizzate utilizzando chatbot AI o sistemi di ticketing. In questo modo si riduce il carico dei team di assistenza, fornendo ai clienti un servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7. L’automazione del servizio clienti consente inoltre alle aziende di scalare l’assistenza in base alla crescita, senza dover aggiungere altro personale.
5. Gestione della catena di approvvigionamento
I processi della catena di approvvigionamento comprendono la gestione dell’inventario, degli ordini e delle spedizioni, attività molto complesse e soggette a errori se gestite manualmente. L’automazione può snellire questi processi tracciando i livelli di inventario, automatizzando gli ordini di acquisto e ottimizzando le rotte di spedizione in tempo reale. Con la giusta tecnologia e l’ottimizzazione dei processi si otterrà una riduzione significativa dei tempi di consegna e dei costi di magazzino.
6. Reporting e previsioni finanziarie
Il reporting e le previsioni finanziarie sono essenziali per un processo decisionale informato, ma la raccolta e l’analisi manuale dei dati finanziari richiede molto tempo ed è soggetta a errori. L’automazione di questi processi consente di generare report in tempo reale e di fare previsioni accurate basate su dati aggiornati. I tempi di produzione dei report mensili possono essere ridotti di oltre il 50% e gli analisti possono dedicarsi ad analisi più approfondite.
Ottimizzare prima di automatizzare
Prima di automatizzare qualsiasi processo, è essenziale ottimizzarlo. Automatizzare senza questa fase può portare a replicare inefficienze, rendendo l’automazione inefficace o persino dannosa. Quando un processo è ottimizzato, funziona in modo fluido e prevedibile, garantendo che l’automazione migliori le prestazioni anziché amplificare i problemi esistenti. Una corretta ottimizzazione è la base per un’automazione di successo.
L’automazione come vantaggio strategico
L’automazione non riguarda solo il taglio dei costi o l’efficienza, ma rappresenta un vantaggio strategico che può portare un’azienda a nuovi livelli. Identificando i processi giusti da automatizzare, le aziende possono ottimizzare l’uso delle risorse, aumentare la precisione operativa e migliorare l’esperienza dei clienti.
