Una buona cucina e un buon servizio sono le chiavi del successo del tuo ristorante. Ma sai già che questi due elementi da soli non bastano. Infatti, oltre a offrire pasti gustosi ai tuoi clienti ogni sera, il successo del tuo business si basa anche sull’ottimizzare le risorse, evitare sprechi e far tornare i conti.
Parlando di ottimizzazione delle risorse e riduzione degli sprechi, uno dei maggiori sprechi in un ristorante è spesso il personale in eccesso. Quando hai più dipendenti che lavorano di quanti ne hai bisogno, stai buttando via soldi.
Pianificare i turni in modo efficace è uno dei compiti più impegnativi di un direttore di ristorante. Per cercare di offrire ai tuoi clienti il servizio al tavolo della massima qualità, spesso finisci per avere troppi lavoratori in un turno.
Ma come puoi prevedere l’affluenza dei clienti della prossima settimana? Come calcolare il numero giusto di dipendenti per la clientela prevista o garantire il riposo settimanale di ogni lavoratore? Come pianificare i turni in un ristorante?
In questo articolo, ti mostreremo le migliori pratiche per la programmazione del personale. Spoiler: l’intelligenza artificiale può darti una grande mano!
Imposta prima i turni di lavoro
Prima di stabilire un programma per i tuoi dipendenti, devi impostare un programma di lavoro. Dovrai analizzare il funzionamento della tua attività e creare turni per quando lavoreranno i tuoi dipendenti. Ad esempio, dopo un attento esame, puoi stabilire di aver bisogno di lavoratori dalle 17:00 alle 23:00. Oppure potresti scoprire di aver bisogno di doppi turni giornalieri, come dalle 11:00 alle 15:00 e dalle 17:00 alle 23:00.
In questa fase, è anche utile stabilire quanti giorni di riposo assegnare ai tuoi dipendenti ogni settimana.
I turni e il numero di giorni di riposo saranno il punto fisso del tuo programma. Dovrai solo riempirli con il numero giusto di dipendenti.
Pianifica la pianificazione
Una delle migliori pratiche da implementare se vuoi ottimizzare il processo è pianificare un orario per la pianificazione.
Decidi la frequenza con cui vuoi stabilire i turni dei tuoi dipendenti e imposta in anticipo una data per svolgere l’ attività. Ciò ti assicurerà di evitare di avere poco tempo e di affrettare questo compito delicato.
Valuta la clientela prevista
Il numero di dipendenti di cui avrai bisogno per ogni turno dipende quasi esclusivamente dall’afflusso di clienti che prevedi di avere ogni sera. È qui che le cose si complicano. Come puoi prevedere l’afflusso di clienti per la sera successiva o la settimana successiva? Come puoi prevedere l’afflusso per la prossima stagione in modo da sapere se hai bisogno di assumere personale extra?
Hai due strumenti principali:
- La tua esperienza. L’afflusso di ieri, dello scorso fine settimana e della scorsa estate può aiutarti a valutare quanti clienti aspettarti domani, il prossimo fine settimana e la prossima estate.
- Strumenti IA. Gli strumenti di gestione dei ristoranti basati sull’intelligenza artificiale sono le soluzioni più efficaci per valutare l’afflusso futuro della clientela. Basano le loro previsioni su molto più dei dati passati: stagione, eventi locali e tassi di cambio (importanti nelle destinazioni turistiche) sono tutti elementi che lo strumento IA può prendere in considerazione per prevedere il numero di clienti da aspettarsi in ogni dato giorno.
Valuta le esigenze ottimali del personale
Una volta che sai quanti clienti aspettarti, devi valutare quanti lavoratori ti serviranno per soddisfare le loro esigenze. L’intelligenza artificiale può essere utile anche in questa fase.
Gli strumenti IA di gestione dei ristoranti non solo ti dicono quanti clienti puoi aspettarti in un dato giorno, ma suggeriscono anche il numero di dipendenti necessari in ogni reparto (ad esempio, quattro persone in cucina, quattro ai tavoli e una alla reception).
Gli strumenti di intelligenza artificiale sono estremamente precisi anche perché possono essere addestrati e possono imparare dall’esperienza passata. Ad esempio, puoi fornire allo strumento informazioni sulla carenza di personale in cucina della sera prima. Da quel momento in poi, il software prenderà in considerazione tali informazioni e suggerirà un lavoratore aggiuntivo per la quantità di clientela prevista.
Crea un modello di programma
Una volta che sai quanti lavoratori ti serviranno in ogni turno, è il momento di creare un programma scritto da condividere. Per questo passaggio, è consigliabile avere un modello preconfigurato che devi solo compilare con i nomi dei lavoratori.
Anche qui gli strumenti IA possono occuparsi del processo automaticamente. Dopo aver impostato i turni e fornito i nomi dei dipendenti nel tuo libro paga, l’intelligenza artificiale compilerà automaticamente il programma del personale. Garantirà anche che ogni lavoratore abbia i suoi giorni di riposo durante la settimana e assicurando un turnaround ottimale.
Adatta nel tempo
Quando il tuo programma del personale è pronto, devi essere consapevole che potrebbe essere soggetto a modifiche. Può essere frustrante: hai dedicato tempo alla pianificazione e due giorni dopo hai già a che fare con un paio di lavoratori che chiedono ore di ferie perché hanno questa o quella necessità urgente. Eppure, non puoi evitarlo. L’imprevisto accade e devi essere pronto ad adattarti.
Ancora una volta, l’adeguamento della pianificazione è reso più semplice dall’intelligenza artificiale. Questa non solo può adeguare automaticamente la pianificazione una volta dati i nuovi requisiti, ma rende anche più flessibile qualsiasi fase del processo di pianificazione del personale.
Condivisione efficiente
Ultimo ma non meno importante, vuoi assicurarti che ogni dipendente riceva il programma dei turni e vi abbia facile accesso durante la settimana o il mese. Gli strumenti digitali sono l’opzione ideale in questo caso. Con essi, i dipendenti possono accedere ai programmi di lavoro dai loro smartphone ed essere a conoscenza di qualsiasi modifica apportata.
Anche questa fase può essere facilmente automatizzata. Quando il programma dei turni è pronto, lo strumento può inviarlo automaticamente ai contatti forniti o avvisarli ogni volta che viene apportata una modifica.
Conclusione
Implementando le best practice discusse in questo articolo, risparmierai molto tempo nella gestione del personale, riducendo al minimo i costi. Gli strumenti di intelligenza artificiale sono di grande aiuto nell’automatizzare numerose attività e nel rendere il processo più flessibile, preciso e privo di stress.
