Gestire manualmente le fatture è un’attività lunga e noiosa. E sappiamo tutti che queste attività ripetitive e semplici sono quelle più soggette a errori.

L’elaborazione delle fatture tramite AI può risolvere tutte queste sfide in una sola mossa, gestendo le fatture, riducendo gli errori umani e liberando tempo prezioso che i professionisti possono dedicare ad altre attività ad alta priorità.

In questo articolo, esploreremo cos’è l’elaborazione delle fatture tramite intelligenza artificiale, come funziona e quali vantaggi può apportare alla tua attività.

Cos’è l’elaborazione delle fatture tramite l’AI

L’elaborazione delle fatture tramite AI crea un sistema di contabilità automatizzato e senza carta, più accurato, sicuro e meno costoso di un contabile umano. Ma come funziona la AI applicata all’elaborazione delle fatture?

Possiamo riassumere il processo automatizzato di fatturazione tramite AI come segue.

1. Acquisizione dati fatture

Come primo passo, un tool di fatturazione tramite AI legge le tue fatture per acquisire dati. Come lo fa? Utilizza la tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) che converte il testo in un formato leggibile dalla macchina. Quindi, esamina intestazioni e righe per acquisire dati rilevanti come nome del fornitore, data, numero di ordini, nome e quantità di articoli acquistati e così via.

2. Elaborazione dei dati

Una volta che il tool ha i dati a sua disposizione, può categorizzarli in base alle tue esigenze. Ad esempio, può:

Separare le fatture del fornitore dalle fatture dei clienti

• Abbinare le fatture al loro ordine
• Individuare discrepanze e segnalarle
• Effettuare pagamenti automatici

3. Integrazione con il tuo sistema ERP

Gli strumenti di elaborazione delle fatture AI possono integrarsi con il tuo sistema ERP per sbloccare funzionalità e vantaggi aggiuntivi.

Ad esempio, può automatizzare i flussi di lavoro delle fatture da pagare, fornire approfondimenti per l’analisi delle spese aziendali e diventare uno strumento importante per un processo decisionale informato e una riduzione dei costi.

Come puoi vedere, l’IA per l’automazione della fatturazione può essere considerata una sorta di contabile virtuale che non solo può mettere in ordine le tue fatture, ma fornisce anche informazioni utili per aiutarti a gestire la tua attività nel modo più efficiente.

I vantaggi della fatturazione tramite AI

1. Risparmio di tempo

Il primo vantaggio è semplice: affidarsi all’AI per l’elaborazione delle fatture riduce il tempo impiegato per elaborarle.

Mentre un contabile umano impiegherebbe circa 3 minuti per ogni singola fattura, uno strumento di AI richiederebbe 3 secondi per ogni fattura. Il tempo si riduce ulteriormente quando la fattura viene ricevuta digitalmente.

2. Precisione

Abbiamo tutti sperimentato quanto sia facile commettere errori quando si hanno a che fare con attività noiose, semplici e ripetitive. La gestione delle fatture è una di queste. Ecco perché l’automazione in questo campo porta a risultati più accurati.

Con l’apprendimento automatico, l’AI può correggersi e migliorare le sue prestazioni nel tempo. Più fatture elabora, più accurata diventa la tecnologia.

3. Riduzione dei costi

Con l’AI per l’elaborazione delle fatture, i costi complessivi di manodopera e operativi relativi alla gestione delle fatture e alla contabilità diminuiscono in modo significativo. Questo perché:

• L’elaborazione delle fatture tramite intelligenza artificiale sostituisce un contabile professionista e non avrai bisogno di assumerne uno.
• Riduce gli errori e accorcia il tempo che devi dedicare alla fatturazione.
• Non c’è bisogno di configurare regole e modelli e, pertanto, i costi di implementazione sono bassi.

4. Maggiore produttività

Quando la gestione delle fatture può essere eseguita meglio e in tempi più brevi, puoi avere più tempo per dedicarti ad attività con priorità più elevata.

AI per l’automazione della fatturazione: casi d’uso

L’elaborazione delle fatture AI ha molte applicazioni. Questi sono i casi d’uso più comuni.

1. Acquisizione dati da fatture analogiche. I formati e i layout delle fatture possono variare molto per ogni fornitore. I software di gestione delle fatture tradizionali hanno sempre difficoltà con l’acquisizione dei dati per questo motivo. L’elaborazione delle fatture AI, grazie all’apprendimento automatico e alla tecnologia OCR, è estremamente efficiente nell’acquisizione di dati da più fonti.
2. Identificazione delle fatture. L’AI per l’elaborazione delle fatture viene spesso applicata per separare le fatture dei fornitori da quelle dei clienti. Può etichettarle e organizzarle di conseguenza.
3. Rilevamento delle discrepanze. L’AI può identificare e notificare quando c’è una discrepanza tra un ordine e la sua fattura.
4. Automatizzare il pagamento. Se correttamente integrata con i metodi di pagamento, l’AI per l’elaborazione delle fatture può effettuare automaticamente i pagamenti necessari in base alle fatture relative.
5. Evitare doppi pagamenti. Quando l’AI gestisce automaticamente i pagamenti, le possibilità di pagare due volte per la stessa fattura sono prossime allo zero.
6. Analisi delle spese/entrate. I processi di fatturazione AI possono essere utilizzati per analizzare le spese e le entrate aziendali. Con l’integrazione dei modelli linguistici ChatGPT, è anche possibile porre domande all’AI e ottenere consigli su, ad esempio, come risparmiare il 10% nei prossimi 6 mesi.

Tutti questi casi d’uso possono essere considerati come funzionalità dello stesso software. Puoi, cioè, sfruttarli tutti all’interno della tua azienda e automatizzare molte attività relative alla fatturazione.

Conclusione

L’AI sta trasformando il modo in cui le aziende gestiscono fatture e pagamenti, fornendo una soluzione più efficiente, accurata e conveniente. Automatizzando attività noiose come l’acquisizione dati, il rilevamento delle discrepanze e l’elaborazione dei pagamenti, l’AI libera tempo per i dipendenti che possono concentrarsi su lavori di valore più elevato. Inoltre, l’elaborazione delle fatture AI può migliorare il processo decisionale tramite analisi delle spese e dei pagamenti. Adottare l’intelligenza artificiale per l’elaborazione delle fatture non significa solo semplificare le operazioni, ma anche posizionare la tua azienda per un successo a lungo termine in uno scenario digitale in rapida evoluzione.